Wie man Digitalisierung im Unternehmen wirklich umsetzt

Wie man Digitalisierung im Unternehmen wirklich umsetzt

Oft wird vergessen, dass die Digitalisierung nicht nur die reine Implementierung von Hard- und Software ist, sondern eine vollständige Veränderung in der Art und Weise wie im Unternehmen gearbeitet wird. Auch schon vor dem Digitalisierungshype haben Unternehmen neue Systeme eingeführt und sich gewundert warum sich der vorhergesagte Nutzen nur zum Teil einstellte. Es wurden damals, wie heute in der Digitalisierung, Themen wie Personalentwicklung oder Erschließung von neuen Vertriebskanälen, die man parallel hätte vorantreiben müssen, schlicht vergessen. Wir haben in fünf Punkten zusammengefasst, die sie bei der Digitalisierung beachten sollten, damit diese auch wirklich stattfindet, und nicht zum Papiertiger verkommt.

Fünf Ziele die zur Digitalisierung führen

Die Digitalisierung kann uns helfen, in einer post-pandemischen Zeit, die immer neuen Herausforderungen besser zu meistern. In den letzten zwei Jahren hat sich das wirtschaftliche Umfeld der Unternehmen immer schneller verändert und das Tempo wird auf absehbare Zeit nicht nachlassen. Wir sind in einer VUCA-Welt angekommen. Selten standen Unternehmen vor so vielen Fragezeichen zugleich wie aktuell. Wir zeigen Ihnen auf wie man mit der konsequenten Digitalisierung darauf antwortet und welche Ziele man verfolgen muss, auch wenn es scheint, dass diese auf den ersten Blick nichts mit der Digitalisierung zu tun haben, sind diese fünf Ziele Schlüsselelemente auf dem Weg zum digitalisierten Unternehmen.

©JunedAlam/pixabay.com

Ziel 1: Das Wissen im Unternehmen sichern

In den nächsten Jahren wird – unabhängig vom weiteren Verlauf des Ukraine-Kriegs, der Corona-Pandemie und des Klimawandels – ein in vielen Unternehmen mehr Mitarbeiter in Pension gehen, als neue hinzukommen. Darüber hinaus wird die Gewinnung von Fachkräften die Herausforderung über die nächsten Jahrzehnte sein.

Daher sollte das vorhandene Wissen konservieren werden und dabei kann die Digitalisierung helfen. Etwa in Form von Wikis, Video-Tutorials oder auch durch die Implementierung von Automatisierung. So kann das notwendige Vorwissen, das erforderlich ist, um Tätigkeiten auszuführen reduziert oder die Arbeit effizienter gestalten werden. Die wenigen Wissensträger können besser und zielgerichteter eingesetzt werden. Weniger „Task-Working“, das macht den Arbeitsplatz ebenfalls attraktiver in der Personalgewinnung.

Das Wissen sichern, heißt aber es ständig weiterzuentwickeln. Unternehmen müssen im Rahmen der Digitalisierung mehr in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter investieren. Gezielte Maßnahmen je nach Einstiegsqualifikation und frei verfügbare jährliche Fortbildungsbudgets zum Besuch von Weiterbildungen, Messen oder Konferenzen, eine gute Mischung aus Incentive und Mitarbeiterförderung, so wird ein Unternehmen interessant für junge Talente.

Nicht erst seit dem Beginn der Digitalisierung hat sich der Arbeitsmarkt zu einem Wettbewerb um die Mitarbeiter entwickelt. Ganz zu schweigen davon die jungen Talente für sich gewinnen zu müssen, um auch für den Wandel von morgen gut gerüstet zu sein.

Ziel 2: Digitlisierung ermöglicht felxibles arbeiten

Damit man als Unternehmen für die Genration Y und zukünftig auch Gen Z als Arbeitgeber interessant bleibt, muss man dem Trend hin zu einer immer flexibleren Arbeitsgestaltung folgen. New Work, Homeoffice oder mobiles Arbeiten, wie auch immer die Begriffe der letzten Jahre alle hießen, in Corona hat auch der letzte Unternehmenslenker gesehen, dass bei den klassischen Bürotätigkeiten das Büro selbst keine notwendige Voraussetzung mehr ist.

Nach Monaten des erzwungenen Homeoffice während Corona, in einem Zuhause das in den meisten Fällen nie dafür gedacht war, lassen sich mittlerweile zwei Erkenntnisse ableiten.

Erstens, der „Call to Office“ wie in einige Unternehmen ausgerufen haben funktioniert nicht. Viele Mitarbeiter können es sich nicht vorstellen wieder 5 Tage im Office und mindestens genauso viele Stunden in der Woche beim Pendeln zu verbringen. Resultat ist, 54% der Mitarbeiter (Int. Umfrage EY, Quelle: SZ) würden kündigen, wenn ihr Arbeitgeber ein flexibles Arbeiten in Zukunft verwehren würde. Dies betrifft insbesondere die Jüngeren.

Zweitens, ausschließlich von zu Hause arbeiten ist auch keine Lösung. Für 84% der Befragten (Quelle: Manager Magazin) ist es wichtig einen Arbeitgeber zu haben, der es ermöglicht einige Tage im Büro und einige Tage von zu Hause zu arbeiten.  

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Unternehmen müssen sich auf ein solches Szenario vorbereiten und lernen damit umzugehen. Das beginnt mit den Büroflächen, die man nicht mehr im bisherigen Umfang braucht. Gut so, spart man etwas an immer teureren Büroräumen. Dafür sollte in die Digitalisierung und Ausstattung der verbleibenden Flächen investiert werden, um diese attraktiver zu gestalten bzw. mehr auf kreatives Zusammenarbeiten auszurichten. Hierzu hat der bekannte Gründer der Werbeagentur Jung von Matt, Jean-Remy von Matt vor kurzem zurecht gesagt, das das Büro heute mit dem Wohnzimmer der Mitarbeiter in Konkurrenz steht. Insofern sollte klar sein, das Büros in Zukunft anders geplant werden müssen um Mitarbeiter ins Büro zu „locken“.

Großraumbüro mit möglichst hoher Packungsdichte war gestern, wenn die Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, wollen sie die Zeit dort nutzen, um sich mit anderen auszutauschen. Dafür braucht der Mitarbeiter auch keinen festen Arbeitzplatz mehr. Dies erfordert so simple es klingt, die Ausstattung mit Laptops für alle, inklusive des dazugehörigen Equipments, wie kompatiblen Docking-Station und großen Bildschirmen, an die man sich an jedem Arbeitsplatz anschließen kann. Aber auch der Netzzugang über verschiedenste Wege wie Mobilfunk oder heimischer Internet-Anschluss, muss reibungslos funktionieren, um von überall her auf Applikationen und Daten zugreifen zu können. Nur so wird die Digitalisierung im gesamten Unternehmen für jeden auch anfassbar.

Ziel 3: Daten und Prozesse im Unternehmen digitalisieren

Half es in der Vergangenheit noch die Server und Daten im Keller des Unternehmens vorzuhalten, damit der Zugriff aus den Etagen darüber schneller erfolgen kann, so hat sich dies spätestens mit Corona als wahrer Flaschenhals herausgestellt. Damit die Mitarbeiter von überall her, gleich schnell, komfortable und auch sicher, auf die Daten und Anwendungen zugreifen können, müssen die Anwendungen und Daten in die Cloud Punkt!

Erst mit dem Einsatz von Cloud-Lösungen, kann man die Digitalisierung im Unternehmen auch mit der notwendigen Geschwindigkeit umsetzen. Insbesondere der Zugriff auf die Daten steht dabei im Vordergrund. Die Daten lassen sich in der Cloud auch besser und flexibler bearbeiten und auswerten. Eine Datenstrategie ist notwendig, um sich den meist seit Jahren schlummernden Datenschatz zu erschließen. Ist man erstmal mit der gesamten IT-Landschaft in der Cloud, ist auch ein Data Lake, ein Data Warehouse und eine darauf aufbauende KI-Lösunge schnell implementiert.

So kann die Digitalisierung die Daten auch besser nutzen, zum Beispiel durch den breiten Einsatz von SaaS-Diensten, die die meisten Unternehmensprozesse schneller und günstiger machen. Dies ermöglicht auch in den meisten Fällen eine Implementierung von systemübergreifenden Prozessen, damit gehören Medienbrüche zwischen Systemen der Vergangenheit an. Man erinnere sich nur an die berühmt berüchtigte Faxübertragung mit Infektionszahlen auf Basis der Ausdrucke aus den Systemen der Gesundheitsämter an das RKI während der Corona-Pandemie. APIs und RESTful-APIs im Besonderen sind das neue Öl und fast jeder SaaS-Dienst kann mittlerweile auf diese Weise miteinander verbunden werden. Meist ist es nicht ein SaaS-Dienst der den Unterschied macht, sondern der gut orchestrierte Einsatz einer ganzen Reihe von solchen Diensten. Etwa ein CRMs a la Salesforce, welche mit dem ERP in der Produktion spricht und auch Tickets in Jira anlegt, wenn es ein Problem mit der eigenen Software gibt. Die Personalsoftware welche sich aus dem CRM die Daten für die monatliche Bonusabrechnung des Vertriebs abholt oder das ERP welches den Quartals-Forecast für das Controlling auf Knopfdruck erstellt.

Mit dieser Grundlage geht es dann in der Digitalisierung auch schnell von der Pflicht zur Kür und es können mit Themen wie vollständige Marketing Automation, Sozial Media Management oder auch datengetriebene Produktentwicklung angegangen werden.

Ziel 4: Online oder Offline

Egal welche Line! In unserem Beitrag OMO-Die neue Kraft erläutern wir genauer, was es damit auf sich hat und warum selbst Amazon in Ladengeschäfte aus Beton investiert oder der elektronische Kassenzettel im Lebensmitteleinzelhandel so wichtig ist. Offensichtlich ist auch der klassische Einzelhandel ein Baustein in der Digitalisierung. Kurz gesagt der Kanal ist egal, Hauptsache der Kunde nutzt ihn, um mit unserem Unternehmen zu sprechen und nicht mit der Konkurrenz.

Dies gilt mittlerweile für alle Altersgruppen. So berichtet Yassin Hamdaoui (Head of Social Commerce, Data Management & Innovations bei Douglas) auf der DMEXCO 2022, das in der Pandemie auch ältere Stammkunden im Alter von 50+, die vorher immer im Ladengeschäft gekauft haben, angefangen haben Online zu kaufen. Sie fanden dies so gut, dass sie es auch nach Corona weiter tun, aber eben nicht für alle Einkäufe. Man sieht gerade in dieser Zielgruppe, dass sie sowohl Online als auch in den Ladengeschäften eingekauft wird. Aber eben immer noch bei Douglas.

Auch eine Präsenz in den verschiedenen sozialen Netzwerken und auf Verkaufsplattformen wie Amazon, Alibaba oder Shopee sind in Zukunft wichtig, um mit der eigenen Community auf Vielfältigste weise in direktem Austausch zu stehen. Am Ende steht bei vielen Geschäftsmodellen der „Social Commerce“. Bei Social Commerce sind nicht nur die Marketingkosten günstiger, sondern es bietet auch ein Alternative zur klassischen targeted Werbung auf Google und Co. die mit zunehmender Verschärfung der Privacy Settings auf den Endgeräten und in den Browsern ein immer schlechteres Preis-Leistungsverhältnis bietet.

Ziel 5: Agile Unternehmensführung

Vielleicht sogar der wichtigste der fünf Punkt, den er kann helfen auch die anderen Ziele der Digitalisierung schneller umzusetzen. Egal ob OKR, Hoshin-Kanri oder SAFe, alle haben gemeinsam, die Mitarbeiter besser in die Entscheidungsprozesse einzubinden und die Zusammenarbeit auf den untersten Ebenen in organisationsübergreifenden Teams zu verbessern. Nur so kann man die Digitalisierung schnell vorantreiben und in einem volatilen Marktumfeld bestehen.

Die konkrete Methode findet man nach eigenen Vorlieben oder weil diese auf das Geschäftsmodel besser passt. Am Ende geht es darum die Organisation fit zu machen für die Digitalisierung und die dadurch notwendigen schnellen Veränderungen. Die Geschwindigkeit, mit der in einem digitalisierten Unternehmen gearbeitet werden muss, erfordern diese neue Art der Unternehmensführung. Die klassischen, insbesondere im Mittelstand patriarchalen, Methoden der Unternehmensführung mit vielen Führungs- und Berichtsebenen sind dafür zu schwerfällig. Flache Hierarchien und delegierte Entscheidungsbefugnisse sind gefragt. Mitarbeiter müssen verstehen, dass man sich selbst organisiert und die Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg geführt werden muss. Das fällt am Anfang oft schwer. Auch hier gilt der MVP-Gedanke und das man klein und schnell starten muss, um mit einem Leuchtturmprojekt Mitarbeitern zu begeistern. Die Motivation für so einen neuen Führungsstil muss intrinsischer Natur sein, und kann nicht erzwungen werden. Sonst fühlen sich Mitarbeiter unwohl, zum Beispiel beim Treffen von möglicherweise folgenschweren Entscheidungen oder trauen sich nicht mit den Kollegen aus der anderen Abteilung zu kommunizieren.

Für die Unternehmenslenker heißt es loslassen und den Mitarbeitern zu vertrauen. Ihnen den Freiraum für Fehler zu geben. Es wird – gerade zu Beginn einer solchen Umstellung – zu Fehlern und Misserfolgen kommen. Dessen muss man sich bewusst sein und entsprechend motivierend auf die Mitarbeiter einwirken. Dabei gilt es das fordernde Element dieser neuen Führungsmethoden nicht aus dem Auge zu verlieren, das vereinbarte Ziele erreicht werden müssen.

Digitalisierung hilft den Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben

Immer präsenter wird nicht nur in den Köpfen der Top-Entscheider: Die Digitalisierung hilft Unternehmen in Märkten, die sich schnell und radikal wandeln, wettbewerbsfähig zu bleiben. Verfolgen Sie die hier vorgestellten fünf Ziele und sie werden feststellen, dass auch die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen besser voran kommt. Dabei ist insbesondere die Geschwindigkeit entscheidend, die man bei allen Aktivitäten an den Tag legt. Sei es bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen oder bei der Reaktion auf aktuelle Probleme in der Lieferkette. Und die Unternehmen, die diesen Prozess durchlaufen haben? Sie sind oft selbst erstaunt, wie viel besser sie danach im Markt aufgestellt sind. Denn eines sollte man nie vergessen: In Krisenzeiten wie den aktuellen, strukturiert sich auch der Markt neu. Also erwachsen hieraus neben Risiken auch neue Chancen, und diese gilt es zu nutzen. Nur schneller als die anderen sollte man dabei sein.