Einführung eines Data Asset Management Systems bei Ritter Sport

Einleitung

„Quadratisch. Praktisch. Gut.“ – Dieser Slogan macht den schwäbischen Schokoladenhersteller Ritter Sport aus Waldenbuch bei Stuttgart seit Jahrzehnten bekannt. Was einst als Idee begann, einen schnellen Energielieferanten für Sportler zu schaffen, der in jede Jackentasche passt, präsentiert sich heute in einer beeindruckenden Vielfalt. Gegründet im Jahr 1912, vertreibt Ritter Sport heute rund 30 Standardsorten Schokolade in über 90 Ländern weltweit.

Die Herausforderung

Im Zuge der fortschreitenden Globalisierung stand Ritter Sport vor der Aufgabe, das internationale Marketing zu stärken und effizientere Prozesse zu etablieren. Die Transparenz in der Marketingkommunikation und die Verwaltung der eingesetzten Werbemittel waren bislang nur mit hohem manuellem Aufwand zu realisieren. Es fehlte an einer technologischen Unterstützung, um die steigenden Anforderungen zu bewältigen.

Zudem sollte die Internationalisierung vorangetrieben und die tool-gestützte Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Marketingabteilungen in den Ländern verbessert werden. Die bisherigen Prozesse waren nicht mehr ausreichend, um den wachsenden Ansprüchen gerecht zu werden.

Lösungsansatz

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde die Einführung eines Data Asset Management Systems (DAM) beschlossen, das von allen externen Dienstleistern und Agenturen genutzt werden sollte. Die Kernpunkte des Lösungsansatzes waren:

• Zentrale Speicherung und Verwaltung aller Assets: Alle digitalen Inhalte sollten an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet werden, zugänglich für alle relevanten Partner.
• Direkte Bearbeitung durch Partner und Agenturen: Externe Partner sollten die Möglichkeit haben, Assets direkt im System zu bearbeiten, um den Workflow zu beschleunigen.
• Automatisierte Ausspielung von Assets: Über Schnittstellen zu Mediahäusern sollten Assets automatisiert verteilt werden, um den Prozess effizienter zu gestalten.
• Entwicklung einer kundenspezifischen Metadatenstruktur: Anpassung des DAM an die spezifischen Bedürfnisse von Ritter Sport durch individuelle Metadaten und Logiken.
• Anpassung der Zusammenarbeit: Überarbeitung der Prozesse für die Zusammenarbeit mit Agenturen und externen Partnern, um die Nutzung des DAM optimal zu integrieren.
• Roadmap für ein Marketing-Technologie-Ökosystem: Planung weiterer nutzbringender Tools und Anwendungen, um ein umfassendes Ökosystem zu etablieren.

Vorgehensweise

Nach einer gründlichen Problemanalyse und der Auswahl eines geeigneten DAM-Herstellers wurden folgende Schritte umgesetzt:

1. Individuelle Strukturierung der Kommunikationsdaten: Festlegung einer klaren und effizienten Datenstruktur für alle Assets, angepasst an die Anforderungen von Ritter Sport.
2. Workshop zur Metadatenentwicklung: In einem gemeinsamen Workshop mit internen und externen Anwendern wurden allgemeingültige Metadaten und Verschlagwortungen erarbeitet, um die Auffindbarkeit und Verwaltung der Assets zu optimieren.
3. Implementierung und Rollout: Begleitung der technischen Implementierung des DAM und Durchführung des Rollouts an über 300 aktive Nutzer weltweit.
4. Anpassung der Prozesse: Überarbeitung der bestehenden Arbeitsabläufe, um die Nutzung des DAM in den täglichen Betrieb zu integrieren und die Zusammenarbeit mit Partnern zu verbessern.
5. Weiterentwicklung und Roadmap: Identifizierung weiterer Aktionsfelder und Planung zusätzlicher Tools, um die Marketing-Automatisierung weiter voranzutreiben.

Ergebnisse

Die Einführung des Data Asset Management Systems führte zu bemerkenswerten Verbesserungen:

• Effizienzsteigerung im Marketing-Workflow um 10-20%: Durch die zentrale Verwaltung und einfache Zugänglichkeit der Assets wurden Prozesse beschleunigt und Mitarbeiter entlastet.
• Reduktion der Administrationskosten um 30-40%: Weniger manueller Aufwand bei der Pflege und Verwaltung der Medien-Datenbank führte zu erheblichen Kosteneinsparungen.
• Ausblick auf weitere Kosteneinsparungen: In einem zweiten Schritt wird eine langfristige Kostenreduzierung bei der Mediaauslieferung von bis zu 20% erwartet, dank automatisierter Prozesse und optimierter Zusammenarbeit.
• Hohe Akzeptanz bei den Nutzern: Die einfache Bedienbarkeit und die Vorteile des Systems führten zu einer positiven Aufnahme bei internen und externen Anwendern.
• Grundlage für weiteres Wachstum: Die gewonnenen Erkenntnisse und die etablierten Strukturen bilden die Basis für die Implementierung weiterer Marketing-Technologie-Lösungen.

Fazit

Durch die Einführung eines maßgeschneiderten Data Asset Management Systems konnte Ritter Sport die Effizienz seiner internationalen Marketingprozesse deutlich steigern und gleichzeitig Kosten reduzieren. Die zentrale Verwaltung von Assets, die verbesserte Zusammenarbeit mit Partnern und die Automatisierung von Abläufen tragen dazu bei, die Marke Ritter Sport weltweit noch erfolgreicher zu positionieren.

Die Digitalisierung und Optimierung der Marketingprozesse sind entscheidende Schritte, um im globalen Wettbewerb zu bestehen und flexibel auf Marktveränderungen reagieren zu können. Ritter Sport hat mit diesem Projekt die Weichen für eine zukunftsfähige Marketingstrategie gestellt, die sowohl Effizienz als auch Innovationskraft vereint.

Die Erfahrungen von Ritter Sport zeigen eindrucksvoll, wie die Implementierung moderner Technologien und die Anpassung von Prozessen Unternehmen dabei unterstützen können, ihre internationalen Marketingziele zu erreichen und nachhaltig erfolgreich zu sein.