So halten Sie ihr virtuelles Team bei Laune

Effizientes virtuelles Team

Corona bedingt, haben viele Arbeitgeber ihre Büroangestellten in das Homeoffice geschickt. In unserem letzten Artikel haben wir uns zu Beginn der Pandemie mit online Team Ritualen beschäftigt, um Ideen zu zeigen wie man das fehlende „soziale Element“ und die „sozialen Kontakte“ ausgleichen kann.

Jetzt nachdem wir alle schon eine ganze Zeit im Homeoffice verbracht haben und in virtuellen Teams zusammengearbeitet haben, kommt eine neue Managementherausforderung auf uns zu. Wie schaffen wir es langfristig einen guten Teamgeist aufrechtzuerhalten und die notwendige Effizienz in der Zusammenarbeit zu erzielen. Bedingt durch die langanhaltende gegenwärtige Situation, zeigen sich erste Ermüdungserscheinungen dieser neuen Arbeitsweise. Dieser Artikel versucht, einige Anregungen zu geben, wie Sie Ihr virtuelles Team in solchen Situationen zusammenhalten und führen können.

Eine der größten Herausforderungen, die wir sicher alle gerade haben ist das Gefühl der Isolation. Dies gilt insbesondere für jene Mitarbeiter, die allein leben. Laut jüngsten Studien zum Pandemieverlauf gaben in Deutschland 44% an das sich das negative auf ihre Psyche auswirke. In Großbritannien und den USA bestätigen das sogar über 60% der befragten.

Demotivierung ist ein weiteres Risiko, denn nun liegt viel Eigenverantwortung auf den Schultern der Mitarbeiter, z.B. bei der Festlegung ihres eigenen Zeitplans oder bei der Lösung technischer Probleme. Auch hier belegen Studien schon vor der Corona Pandemie das im Home-Office 10% häufiger über Erschöpfungszustände, Reizbarkeit der Selbstzweifel berichtet wird. Es besteht ein enormes Frustrationspotential. Mehr denn je müssen die Mitarbeiter Selbstdisziplin und Selbstmotivation aufrechterhalten und Zufriedenheit aus dem Arbeitsprozess und ihrer Leistung schöpfen.

Zudem führt die Arbeit zu Hause oft zu einer Vermischung von Arbeit und Privatleben, mit negativen Auswirkungen auf das Familienleben und einer Zunahme des persönlichen Stresses bei der Arbeit. Nachvollziehbar werden dadurch die Effizienz und Innovationsleistung jedes Teams beeinflusst.

Wir haben 6 Empfehlungen zusammengestellt, die dabei helfen ihr virtuelles Team dabei zu unterstützen langfristig und effizient zusammenzuarbeiten.

digitale Zusammenarbeit

1. Einrichten täglicher interaktiver Sitzungen

Virtuelle Teams brauchen Struktur und Anleitung, um sie bei der Bewältigung ihres Arbeitspensums im Homeoffice zu unterstützen. Während einige Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit überhaupt zu erledigen und sich darauf zu konzentrieren, arbeiten andere vielleicht sogar zu viel. Routinen wie zur Arbeit zu gehen fehlen ganz oder werden im besten Fall durch den Gang in das Arbeitszimmer ersetzt. Hier hilft ein kurzer gemeinsamer Video-Chat am Beginn jeden Tages. Gerne auch mit der Kaffeetasse in der Hand. Damit erhält man Strukturen im Arbeitsablauf, stärkt die Richtung und den Zweck und hält jedes einzelne Teammitglied auf dem Laufenden was gerade passiert.

Dazu kann man hilfreiche Tools verwenden wie Mentimeter oder SPOTME falls sie nicht innerhalb ihrer Firmen schon passende Software nutzen.

2. Individuelle Umstände und kulturelle Bedürfnisse berücksichtigen

Als Teamleiter müssen Sie sich auf die persönlichen Bedürfnisse ihrer Teammitglieder einstellen und klare Regeln aufstellen, die der individuelle Situation ihres Teams gerecht werden. Gerade in der Pandemie befinden wir uns nicht in einer „normalen“ Home-Office Situation wie eine Studie von EC4U findet, sondern viele Mitarbeiter sind darüberhinaus stark belastet durch andere pandemiebedingte Themen im privaten Umfeld. 100% funktionierende Mitarbeiter in solch einer Situation kann kein realistisch denkendes Unternehmen erwarten. Während der Familienvater vielleicht die Kinder beim Lernen unterstützen muss, da die Schule auf Distanzuntericht umgestellt hat, möchte der Werkstudent am liebsten sofort sein Übungsprogramm in seinen Arbeitsalltag integrieren. Nehmen Sie sich etwas Zeit mit dem Team Regeln zu besprechen und probieren Sie es einfach 2 Wochen aus. Danach kann man immer nochmals justieren sollte etwas nicht gut funktionieren. Aber dies gilt nicht nur für den Teamleiter. Auch jedes einzelne Teammitglied, welches auf die Zusammenarbeit mit seinen Kollegen angewiesen ist, tut gut daran mit diesen den neuen Arbeitsalltag abzustimmen und der virtuellen Zusammenarbeit einen geregelten Rahmen zu geben.

3. Schaffen Sie einen virtuellen Büroraum bzw. einen offenen Teamchat

Die Einrichtung eines virtuellen Büroraums oder eines offenen Team-Chats vermittelt den Mitarbeitern an entfernten Standorten das Gefühl eines Büros, ohne physisch anwesend zu sein. Am Morgen beginnt das erste Teammitglied, das mit der Arbeit beginnt, einen Chat, dem dann jedes Teammitglied beitreten kann. Dies kann sogar ein Video-Chat-Raum sein, der eine Nachahmung des Büros darstellt. Hier können alle Teammitglieder dabei gesehen werden, wie sie ihre Aufgaben abarbeiten und sich dabei als Teil einer Gruppe fühlen. Gerade wenn Auszubildende oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, ist ein Video-Chat eine gute Idee, um auch eine gewisse „Nähe“ zu vermitteln. Der Chat ermöglicht es den Mitarbeitern, Fragen zu stellen, Ideen und Dokumente auszutauschen und den ganzen Tag über in Verbindung zu bleiben.

4. Nehmen Sie sich Zeit für zwanglose Gespräche

Planen Sie regelmässig kurze Pausen und Gespräche ein, die hauptsächlich der sozialen Kommunikation und der Vermeidung des Isolationsgefühls dienen. Sie könnten die Treffen mit einem Informationsaustausch über nicht arbeitsbezogene Aktivitäten beginnen und werden merken je mehr Sie mit den anderen Mitarbeiter kommunizieren, desto mehr fühlen Sie sich wieder wie im guten alten Büro. Manchmal entwickeln sich daraus kleine Brainstormings, die erfrischend sind und auch echte neue Ideen und Projekte hervorbringen können. So profitiert auch wieder die Arbeit und das Unternehmen von der „virtuellen Kaffeeküche“.

5. Virtuelle Teamspiele spielen

Virtuelle Spiele können Teams dabei helfen, Stress abzubauen, Teambindung und Vertrauen zu stärken und die Kommunikation zu verbessern. Sie sind quasi die virtuelle Kaffeemaschine, bei der man sich trifft um sich jenseits der gemeinsamen Aufgaben zu unterhalten oder wie oben erwähnte, Innovationen zu entwickeln. Einige Ideen dazu haben wir schon in unserem Artikel über „Virtuelle Teamspiele und Rituale“ für Sie gesammelt. 

6. Planen Sie Zeit für soziale Interaktion und Engagement außerhalb der Arbeit

Die Teammitglieder müssen nach wie vor ein Leben außerhalb der Arbeit haben. Das klingt jetzt zwar selbstverständlich, aber in Zeiten einer Pandemie leidet auch das soziale Leben der Mitarbeiter und hier sollte man in beiderseitigem Interesse darauf achten, dass dieses nicht zu kurz kommt. Ermutigen Sie ihre Mitarbeiter dazu, virtuell mit ihren Freunden und Familienmitgliedern zu interagieren. Gerne auch die gerade bei der Arbeit eingeführten Video-Tools mit Verwandten und Freunden privat auszuprobieren. Erwägen Sie, „Stunden der sozialen Interaktion“ anzubieten, in denen Sie ausdrücklich darum bitten, nicht zu arbeiten. Versuchen Sie, die Menschen bei Laune zu halten! Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Angestellten.

Selbst wenn Sie nur einige dieser Ideen umsetzen werden Sie beobachten können wie ihr Team zu einem effizienten und ausgeglichenen virtuellen Team wird und gleichzeitig ein neues Zielbewusstsein ohne ein gemeinsames Büro fördern. Wir wünschen viel Erfolg bei der Umsetzung!

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